Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jednak wcale nie musi mieć ona formy papierowej, zwłaszcza że przepisy nie wskazują na to, jak powinna wyglądać. Kwestie te najczęściej są ustalane w regulaminie wewnątrzzakładowym. Coraz popularniejsze są nowoczesne rozwiązania, czyli elektroniczna ewidencja czasu pracy. Jest to system sprawdzony i niezawodny, mający wiele zalet.
Spis treści
Oszczędność czasu i papieru
System elektronicznej ewidencji czasu pracy, np. inewi.pl, to rozwiązanie, dzięki któremu nie trzeba poświęcać czasu na sprawdzanie poprawności danych oraz konfrontowanie ich ze złożonymi wnioskami urlopowymi. Nie trzeba też samodzielnie wyliczać oraz rozliczać nadgodzin czy tworzyć okresowych raportów, ponieważ system robi to za pracownika. Co więcej, porównuje on zarejestrowane czasy pracy każdego pracownika z harmonogramem, a nawet wylicza nadgodziny. Z pewnością jest to więc spora oszczędność czasu dla działu kadr i płac, co jest szczególnie ważne w firmach, w których stosuje się równoważny czas pracy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala na pozbycie się nie tylko papierowych list obecności, ale także innych dokumentów, które są związane z rozliczaniem i weryfikacją godzin pracy. System umożliwia wykonywanie wielu czynności online, co znacząco zmniejsza ilość papierowej dokumentacji i przyspiesza obieg informacji w firmie. Zobacz również: Czy małe firmy również muszą prowadzić ewidencję czasu pracy?
Udogodnienia dla pracowników i pracodawcy
Papierowe listy obecności to nie tylko przeżytek, ale też duża uciążliwość zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Przede wszystkim taką listę często trudno znaleźć, gdy krąży po biurze lub zakładzie pracy, a do tego często są w niej różnego rodzaju błędy. Elektroniczna rejestracja czasu pracy to rozwiązanie bardzo wygodne, dzięki któremu każdy pracownik może łatwo zaznaczyć w systemie swoją obecność, a pracodawca może ją sprawdzić.
Warto przy tym wspomnieć, że elektroniczny system eliminuje ryzyko, że lista będzie uzupełniona przez kogoś innego, np. kolegę z biura, podczas gdy pracownik spóźnił się lub w ogóle nie dotarł do pracy. W przypadku rejestracji elektronicznej każdy ma indywidualny identyfikator, np. w postaci osobistego kodu. Możliwe jest również zablokowanie uzupełniania czasu pracy za dni, które już minęły.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – podstawowe funkcje
Program do rejestracji czasu pracy to rozwiązanie wielofunkcyjne, które znacznie upraszcza prowadzenie własnej działalności. Przede wszystkim monitoruje on wszelkie spóźnienia pracowników oraz automatycznie rozróżnia czas pracy na podstawowy i nadgodziny. Ponadto wlicza i odejmuje przerwy, a nawet szacuje wynagrodzenie na podstawie zarejestrowanego czasu pracy.
Aplikacja tworzy cyfrową, przejrzystą listę obecności pracowników i daje dostęp do związanych z tym szczegółów. Ponadto w kartach pracy podsumowywane są wszystkie ważne kwestie, w tym nie tylko czas pracy, ale również przerwy i nadgodziny. Możliwe jest także sporządzenie szczegółowego raportu dla każdego pracownika. Aplikacja tworzy też elektroniczną kartę ewidencji czasu pracy, a wszystkie wygenerowane dokumenty można wydrukować lub eksportować do zintegrowanych programów.
Polecam: Obsługa prawna Łódź
