Tradycyjny obieg dokumentów w firmie często posiada wiele uchybień. Zamiast wciąż ulepszać procedury i obciążać pracowników nadmiernymi obowiązkami, lepiej wdrożyć nowoczesny system obiegu dokumentów.
Duże ilości dokumentów wpływających do firmy są często piętą achillesową danego przedsiębiorstwa. Wszelkie faktury oraz oficjalne pisma muszą znaleźć właściwe miejsce w zasobach firmy. Zagubienie, choć najmniejszej faktury znacznie komplikuje i zakłóca prawidłowe jej funkcjonowanie. Stworzenie skutecznej metody obiegu dokumentów w firmie oraz ich archiwizacji jest koniecznością. Tradycyjne metody stają się coraz bardziej przestarzałe. Zamiast nich warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów.
Tradycyjna metoda obiegu dokumentów
Prawidłowy obieg dokumentów w firmie jest bardzo ważną kwestią, dzięki której można zniwelować przypadki zagubienia ważnych informacji. Im większa firma, tym więcej spraw załatwianych jest w formie pisemnej. Duże ilości ważnego papieru muszą być odpowiednio archiwizowane. Żeby cały proces mógł przebiegać sprawnie, potrzebne są do tego specjalnie przygotowane procedury.
Procedury powinny zawierać zbiór ścisłych zasad opisujących odpowiednią numerację, przechowywanie. Powinny również określać ścieżkę dokumentu od momentu przyjścia do firmy, aż po ostateczne odłożenie go na półce. Ważne jest ustalenie jednolitej numeracji oraz sygnowania dokumentów. Zarządzanie dokumentacją firmy z pewnością ułatwią odpowiednie akcesoria, takie jak regały, szafki, sekretarzyki, podajniki czy segregatory.
Nowoczesne systemy do zarządzania dokumentacją
Rozwój technologiczny umożliwił dokonywanie wielu transakcji, w tym spraw urzędowych, za pośrednictwem cyfrowych systemów. Obecnie standardem jest tzw. podwójna archiwizacja, czyli przechowywanie ważnych dokumentów w formie zarówno papierowej, jak i cyfrowej. Niestety wymaga to dodatkowego zaangażowania pracowników, którzy muszą skanować dokumenty, a następnie dokonywać odpowiedniego opisu każdego z nich.
Cały proces obiegu dokumentów można z łatwością usprawnić. Obecnie dostępne są na rynku specjalne programy, dostępne na archman.pl, pozwalające na elektroniczne zarządzanie wszelkimi dokumentami w firmie. To cyfrowe archiwum pozwala na łatwe porządkowane dokumentów, skracając jednocześnie czas ich wyszukiwania. Umożliwia także digitalizację dokumentów, tworzenie procedur oraz projektowanie ścieżki ich obiegu.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Skrócenie czasu przeznaczonego na tzw. papierkową robotę jest niewątpliwą zaletą wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentu firmy Archman. Ponadto cyfrowe systemy do zarządzania dokumentami posiadają również dużo innych zalet. Przede wszystkim to:
– łatwe wyszukiwanie dokumentów,
– możliwość monitorowania płatności za faktury,
– nadzór kadry kierowniczej nad wykonywaniem procedur,
– gromadzenie dokumentów w jednym miejscu,
– mniejsze koszty przechowywania.
Producenci oferujące systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, proponują również gotowe procedury do ich zarządzanie. Dzięki temu można od razu przejść do wdrożenia kompletnego systemu w firmie.