Kiedy rozpoczynamy działalność w obszarze związanym z branżą e-commerce, możemy w bardzo prosty i praktycznie bez ponoszenia kosztów uruchomić sprzedaż przez Internet. Jednak w związku z tym, że również tego typu sprzedaż jest opodatkowana, jesteśmy zmuszeni płacić VAT. Czy jednak, w każdym przypadku obowiązuje nas prowadzenie kasy fiskalnej? Otóż sprawa kas fiskalnych w sprzedaży internetowej, zmieniła się z nowym rokiem 2021 i obecnie część usług i produktów sprzedawanych w sieci internetowej, jest zwolniona z tego typu wymogu. Jak sytuacja wygląda w takim przypadku?
Kiedy w sprzedaży internetowej jesteśmy zwolnieni z konieczności prowadzenia kasy fiskalnej?
Biorąc pod uwagę zmiany, które weszły w życie z początkiem 2021 roku możemy być zwolnieni z konieczności prowadzenia kasy fiskalnej. Jednak wyłączone są z tej listy następujące grupy produktów:
- perfumy,
- sprzęt fotograficzny, radiowy, telewizyjny lub telekomunikacyjny,
- części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowane,
- nośniki danych zapisane i nie zapisane, czyli między innymi oprogramowanie na płytach CD jak również czyste niezapisane płyny i pamięci pendrive.
Również w sytuacji, kiedy sprzedaż odbywa się przez Internet, ale produkt jest odbierany bezpośrednio w sklepie lub płatność jest realizowana za pomocą gotówki, a nie elektronicznych form płatności, taka transakcja wymaga posiadania kasy fiskalnej i rozliczania się ze sprzedaży z urzędem skarbowym. Tak więc, zwolnienie z prowadzenia kasy fiskalnej, dotyczy tylko i wyłącznie sprzedaży wysyłkowej i jeśli sprzedaż ma typowy charakter, czyli wysyłka nie jest kierowana bezpośrednio do klienta, nie możemy pozwolić sobie, na zrezygnowanie z wystawienia paragonu fiskalnego.
Jeśli więc zamierzamy otworzyć działalność gospodarczą o charakterze pozwalającym na zwolnienie z tego typu procedur, warto jest śledzić zmiany, ponieważ wciąż one ewoluują, a ponadto, mogą pojawić się niejasności w tym zakresie, które warto jest skonsultować z prawnikiem.
Oprogramowanie do prowadzenia kasy fiskalnej
Niezależnie czy jesteśmy zwolnieni z konieczności prowadzenia kasy fiskalnej, warto jest zaopatrzyć się w niezbędne oprogramowanie i kasę fiskalną, by nie mieć niespodzianek, a ewentualna kontrola, nie spowodowała komplikacji. Również, jeśli sprzedaż jest w trybie mieszanym, czyli część produktów sprzedajemy fizycznie, a część online, to taka kasa fiskalna jest konieczna. Stąd też oprogramowanie i sprzęt do obsługi kasy fiskalnej, powinien być odpowiednio dopasowany i poprawnie skonfigurowany. W sieci internetowej możemy znaleźć wiele programów, pozwalających na prowadzenie sprzedaży przez Internet i jednocześnie prowadzenie kasy fiskalnej za pomocą tychże rozwiązań internetowych. Można tutaj wyróżnić, nie tylko zwykłe programy, aplikacje i usługi z branży e-commerce, ale przede wszystkim oprogramowanie ERP, które poza modułami odpowiedzialnymi za sprzedaż, pozwala na zarządzanie procesami w firmie. Takie oprogramowanie, w najlepszej formie, powiązane musiało by być, z systemem CRM do zarządzania komunikacją z klientem i informowało nas o tym, kto z pracowników dokonał transakcji, w przypadku chociażby sprzedaży telefonicznej. Taka różnorodność bardzo korzystnie wpływa na pozytywny odbiór naszych usług, przez klientów, a jednocześnie zapewnia kontakt z klientem, który ma okazję wysłać do nas informację zwrotną, oceniającą nasze usługi. Powiązanie oprogramowania e-commerce, CRM i ERP świetnie można zaobserwować, między innymi w systemie CMS o nazwie Dolibarr, który pozwala za darmo dostosować rozwiązania do swoich potrzeb. Oczywiście tego typu rozwiązań na rynku jest znacznie więcej i są zarówno rozwiązania płatne, jak i darmowe, jednak najważniejsze, z ujęcia tematu kasy fiskalnej, jest posiadanie przez to oprogramowanie funkcjonalności POS, do obsługi wspomnianej, już kilkukrotnie kasy fiskalnej.
Tak więc decydując się na sprzedaż przez Internet, warto jest prowadzić kasę fiskalną, bo to wzbudza zaufanie klienta, a jednocześnie zabezpiecza nas przed komplikacjami natury prawnej, nawet jeśli taka sprzedaż, jest wyłączona z konieczności prowadzenia, podobnej ewidencji. Wydrukowana faktura, może tutaj okazać się niewystarczająca i jeśli zdecydujemy się jednak na pominięcie kasy fiskalnej, zgodnie z ustaleniami i wyjątkami prawnymi, musimy zwrócić tak czy inaczej szczególną uwagę na aspekty prawne. Dobrze mieć też system do wystawiania faktur, paragonów i rachunków z kasy fiskalnej, w jednym narzędziu i stąd warto zaopatrzyć się w tego typu sprzęt i oprogramowanie, by nasza sprzedaż była na najwyższym poziomie i zgodna z prawem.